Olen rakentanut riskiarviointimatriisin Exceliin kolmessa eri yrityksessä. Ensimmäisellä kerralla käytin kaksi viikkoa ja sain lopputuloksena tiedoston, jota kukaan ei avannut toista kertaa. Toisella kerralla opin kantapään kautta, mikä toimii – ja mikä ei. Tässä artikkelissa jaan sen, mitä olisin halunnut tietää heti alusta: miten tehdä riskiarviointi Excelissä niin, että se palvelee arjen turvallisuustyötä eikä vain täytä lainsäädännön minimivaatimuksia.
Haluatko valmiin toimenpidesuunnitelmamallin – riskimatriisilla, automaattisilla kaavoilla ja värikoodauksella valmiina?
Lataa riskiarviointi Excel-malli →Metalliteollisuudessa työskentelee noin 130 000 ihmistä Suomessa, ja ala on edelleen yksi työtapaturmatilastojen kärjessä. Kun tulin nykyiseen yritykseen kolme vuotta sitten, riskiarviointi tehtiin Word-dokumenttiin. Se oli 47 sivua pitkä, eikä siinä ollut yhtäkään kaavaa, värikoodia tai suodatinta. Kukaan ei päivittänyt sitä.
Siirsin sen Exceliin neljässä tunnissa. En tarkoita, että kopioin tekstin – rakensin rakenteen alusta uudelleen. Nyt meillä on tiedosto, johon tuotannonohjaaja pääsee kirjautumaan ja näkee välittömästi: mitkä toimenpiteet ovat myöhässä, mitkä riskit ovat avoimia ja kuka vastaa mistäkin. Tämä ei vaadi erikoisohjelmistoa – vaatii hyvän Excel-pohjan.
Monella työnantajalla on epäselvä käsitys siitä, mitä laki vaatii. Työturvallisuuslaki 738/2002 §10(1) sanoo selvästi: työnantajan on selvitettävä ja tunnistettava työstä, työtilasta, muusta työympäristöstä ja työolosuhteista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät. Tätä ei voi delegoida kokonaan ulkopuoliselle – vastuu säilyy työnantajalla.
Sama laki §14 edellyttää, että työntekijöille annetaan riittävä perehdytys ja ohjeet tunnistettujen vaarojen osalta. Tämä tarkoittaa, että riskiarvioinnin on oltava dokumentoitu niin, että se toimii perehdytysmateriaalin perustana. Pelkkä lista vaaroista ei riitä – tarvitaan myös toimenpidesuunnitelma ja seurantamekaniikka.
Käytännössä Työsuojeluviranomainen odottaa, että yritys pystyy näyttämään:
Kaikki nämä viisi kohtaa mahtuvat Excel-taulukkoon, joka vie seitsemän saraketta. Yksinkertaisempaa on vaikea tehdä.
Alla on perusrakenne, jota käytän. Olen kokeillut monimutkaisempia versioita – ne eivät toimi käytännössä, koska niihin ei syötetä dataa säännöllisesti. Yksinkertainen rakenne, johon oikeasti kirjataan tietoja, on parempi kuin monimutkainen rakenne, joka jää tyhjäksi.
| Sarake | Sisältö | Esimerkki |
|---|---|---|
| A | Vaaratekijä | Leikkaavat terät, puristusvaaranpaikka |
| B | Todennäköisyys (1–5) | 3 – kohtalainen |
| C | Vakavuus (1–5) | 4 – vakava |
| D | Riskiluku (kaava) | =B4*C4 → 12 → KORKEA |
| E | Toimenpide ja vastuuhenkilö | Suojakotelo / Matti Korhonen |
| F | Määräpäivä | 15.3.2026 |
| G | Tila | Avoin / Suljettu |
Monimutkaisuus lisätään kaavojen kautta – ei sarakkeiden kautta. Seitsemän saraketta, joihin jokainen osaa kirjata tietoja, on parempi kuin 18 saraketta, jotka jäävät tyhjiksi.
Tässä ovat kaavat, joita käytän. Olen testanut nämä 11 vuoden käytännön kautta. Yksinkertaiset kaavat toimivat, monimutkaiset kaatuvat aina jossain vaiheessa kun joku muokkaa taulukkoa.
Tässä käytetään JOS()-funktiota (suomenkielinen vastine englannin IF()-funktiolle). Raja-arvot 15 ja 6 perustuvat 5×5-matriisiin: korkea riski on 15–25, keskisuuri 6–14, matala 1–5.
Monet tekevät riskimatriisin mutta unohtavat toimenpidesuunnitelman seurannan. Ilman seurantaa riskiarviointi on kertaluonteinen dokumentti. Lisää nämä kolme saraketta perusrakenteen jatkoksi:
| Sarake | Mitä se tallentaa | Käytännön hyöty |
|---|---|---|
| H – Toteutuspäivä | Milloin toimenpide oikeasti toteutettiin | Ero suunnitelmasta vs. todellisuudesta näkyy heti |
| I – Riskiluku jälkeen | Uusi riskiluku toimenpiteen jälkeen | Näyttää, auttiko toimenpide oikeasti |
| J – Tarkistuspäivä | Milloin tämä riski tarkistetaan seuraavan kerran | Luo rytmin – riskienhallinta ei ole kertaluonteinen |
Sarake I on se, josta saan Työsuojeluviranomaisen tarkastuksessa eniten kiitosta. Useimmat yritykset pystyvät näyttämään, mitä toimenpiteitä on tehty – harva pystyy näyttämään, muuttuiko riskin suuruus sen jälkeen. Se ero merkitsee tarkastajalle paljon.
Yksi yleisimmistä virheistä: riskiarviointi tehdään kerran vuodessa ja sen jälkeen unohdetaan. PDCA-sykli – Suunnittele, Toteuta, Tarkista, Toimi – auttaa tekemään riskienhallinnasta jatkuvan prosessin eikä pelkän vuosittaisen harjoituksen.
Käy läpi tuotantolinjat systemaattisesti. Kirjaa kaikki havaitut vaaratekijät Exceliin – myös pienet, koska niistä kasautuu isojakin riskejä.
Laske riskiluvut kaavoilla. Priorisoi KORKEA-riskit ensin. Aseta toimenpiteet, vastuuhenkilöt ja määräpäivät.
Kuukausittainen lyhyt katselmus: käytä LASKE.JOS()-kaavaa nähdäksesi myöhässä olevat toimenpiteet.
Päivitä riskiluvut toteutettujen toimenpiteiden jälkeen. Lisää uudet vaarat aina heti niiden ilmettyä – ei vain vuosikatsauksessa.
Meillä on kalenteri-muistutus kolmen kuukauden välein. Puoli tuntia – ei enempää. Se riittää, kun Excel-pohja on kunnossa ja rakenne selkeä.
Työturvallisuuslaki 738/2002 ei määrittele tarkkaa päivitysväliä, mutta edellyttää arviointia aina kun työ, olosuhteet tai työmenetelmät muuttuvat olennaisesti. Suosittelen vähintään vuosittaista tarkistusta sekä aina työtapaturman tai läheltä piti -tilanteen jälkeen. PDCA-syklissä se tarkoittaa neljännesvuosittaista lyhyttä katselmusta.
Laki edellyttää yhteistyötä – TTL §10 mainitsee asiantuntijoiden käytön tarvittaessa. Parhaaseen lopputulokseen päästään, kun mukana on tuotannon henkilöstöä, työsuojeluvaltuutettu ja työnjohtaja. He tietävät todelliset vaarat, joita toimistoväki ei näe.
Kyllä. TTL §10(2) edellyttää kirjallista tallennusta. Excel-tiedosto täyttää tämän vaatimuksen, kunhan se on asianmukaisesti tallennettu ja versioitu. Suosittelen säilyttämään vanhat versiot erillisessä arkistossa – tarkastaja voi pyytää historiaa useamman vuoden ajalta.
Psykososiaaliset riskit, kuten epäasiallinen kohtelu ja ylikuormitus, kirjataan samaan matriisiin kuin fyysiset vaarat. TTL §28 velvoittaa työnantajan puuttumaan häirintään. Arvioi todennäköisyys ja vakavuus samalla 1–5-skaalalla – ja nimeä vastuuhenkilöksi joku konkreettinen henkilö, ei vain "HR".
Alle 30 hengen yrityksissä yksi tiedosto riittää – käytä Osasto-saraketta suodatusta varten. Yli 100 hengen yrityksissä suosittelen osastokohtaisia tiedostoja, joista kootaan yhteenvetotaulukko. Muutoin tiedosto kasvaa niin suureksi, että se hidastuu ja kukaan ei enää avaa sitä.
Ensin: kirjaa viivästymisen syy. Toiseksi: eskaloi asia johtoryhmälle tai tarvittaessa hallitukselle – dokumentaatio suojaa sinua jos myöhemmin tapahtuu tapaturma. Kolmanneksi: harkitse väliaikaisia suojaustoimenpiteitä, kuten lisääntynyttä valvontaa tai suojavarusteiden pakollista käyttöä, kunnes pysyvä ratkaisu toteutuu.
Riskimatriisi, toimenpidesuunnitelma, automaattiset kaavat ja värikoodaus valmiina. Suomeksi, Työturvallisuuslaki 738/2002 mukainen.
Lataa malli Excelvirta-kaupasta →