Kirjanpito & Talous

Kirjanpito Excelissä — Vaiheittainen opas toiminimelle ja yksityishenkilöille

Q: Voiko toiminimi pitää kirjanpitoa Excelissä?

Kyllä, se on täysin laillista. Kirjanpitolain (KPL 1336/1997) mukaan toiminimi voi käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos enintään yksi seuraavista rajoista ylittyy: taseen loppusumma 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa tai keskimäärin 3 työntekijää. Yhdenkertainen kirjanpito onnistuu hyvin Excelissä kassapäiväkirjan muodossa.

Q: Mikä on yhdenkertaisen ja kahdenkertaisen kirjanpidon ero?

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa kirjataan vain tulot ja menot kassapäiväkirjaan — periaatteessa kuten pankkitilin tapahtumaluettelo. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille (debet ja kredit), mikä tuottaa automaattisesti taseen. Pienet toiminimet voivat käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa, joka on huomattavasti yksinkertaisempi ja sopii erinomaisesti Exceliin.

Q: Miten ALV lasketaan Excelissä?

ALV 25,5 % lasketaan näin: ALV nettosummasta = =netto*0,255. Nettosumma bruttosummasta = =brutto/1,255. ALV bruttosummasta = =brutto/1,255*0,255. Laita ALV-prosentit asetussivulle ja käytä PHAKU-funktiota kategorian perusteella oikean prosentin hakemiseen. Näin pohja päivittyy yhdestä paikasta, jos prosentit muuttuvat.

Q: Mitä kirjanpitopohjan tulee sisältää?

Hyvä kirjanpitopohja toiminimelle sisältää vähintään: kassapäiväkirjan (päivämäärä, kuvaus, tulo/meno, saldo), tuloslaskelman (automaattinen yhteenveto tuloista ja menoista), ALV-yhteenvedon ilmoituskausittain, kuukausittaisen yhteenvedon, tositerekisterin ja kojelaudan kaavioilla. Kaikki taulukot tulee kytkeä kaavoilla, jotta yksi kirjaus päivittää koko pohjan.

Q: Milloin toiminimen pitää siirtyä kirjanpito-ohjelmaan?

Kun kahdesta tai useammasta seuraavista rajoista ylittyy: tase yli 100 000 euroa, liikevaihto yli 200 000 euroa tai yli 3 työntekijää. Tällöin kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen, ja kirjanpito-ohjelma on käytännössä ainoa järkevä vaihtoehto. Myös ALV-rekisteröity toiminimi, joka lähestyy rajoja, hyötyy ohjelmasta automaattisen ALV-ilmoituksen ansiosta.

Kirjanpito Excelissä on laillista, edullista ja riittävää useimmille toiminimille ja yksityishenkilöille — kunhan teet sen oikein. Tämä opas näyttää tarkalleen, miten rakennat toimivan kirjanpitopohjan kassapäiväkirjalla, ALV-laskennalla ja tuloslaskelmalla, vaihe vaiheelta.

Olemme arvioineet ja testanneet useita kirjanpitopohjia Excelissä. Jos haluat ohittaa rakennusprosessin, suosittelemme tätä valmista taloudenhallintapohjaa yksityishenkilöille tai kirjanpitopohjaa yhdistyksille ja pienille toiminimille — molemmat sisältävät automaattiset kaavat, kojelaudan ja suomalaiset viitebudjettiarvot.

Kuka voi pitää kirjanpitoa Excelissä?

Kirjanpitolain (KPL 1336/1997) mukaan toiminimi voi käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella enintään yksi seuraavista rajoista ylittyy:

Tilanne	Excel sallittu?	Edellytys
Toiminimi ALV-rajan alla (liikevaihto < 15 000 €/12 kk)	✓ Kyllä	Ei erityisvaatimuksia — Excel riittää
Toiminimi ALV-rekisterissä (15 000–200 000 €)	✓ Kyllä	Yhdenkertainen kirjanpito + ALV-ilmoitus OmaVerossa
Toiminimi yli 200 000 € tai yli 3 hlö	⚠ Rajoitettu	Kahdenkertainen kirjanpito — kirjanpito-ohjelma suositeltava
Yksityishenkilöt	✓ Kyllä	Ei lakisääteisiä vaatimuksia — Excel on ihanteellinen
Yhdistykset	✓ Kyllä	Pienet yhdistykset voivat käyttää kassapäiväkirjaa

Yhdenkertaisen kirjanpidon rajat (KPL 1:1a §): Toiminimi voi käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos enintään yksi seuraavista ylittyy: taseen loppusumma 100 000 €, liikevaihto 200 000 € tai keskimäärin 3 työntekijää. Useimmat aloittavat yrittäjät pysyvät näiden rajojen alla vuosia.

Verohallinto ei edellytä tiettyä ohjelmaa — vain että kirjanpito on järjestelmällistä, jäljitettävää ja todennettavissa. Hyvin rakennettu Excel-tiedosto täyttää nämä vaatimukset yhdenkertaisessa kirjanpidossa.

Mitä hyvän kirjanpitopohjan tulee sisältää?

Useimmat, jotka yrittävät rakentaa kirjanpitopohjan tyhjästä, päätyvät yksinkertaiseen taulukkoon tuloilla ja menoilla kahdessa sarakkeessa — ja siihen se jää. Kattava kirjanpitopohja tarvitsee enemmän:

Osa	Mitä se sisältää	Miksi se tarvitaan
Kassapäiväkirja	Päivämäärä, kuvaus, tulo/meno, saldo	Perusta — jokainen tapahtuma kirjataan
Tuloslaskelma	Tuotot, kulut, verot, tulos	Tilinpäätöksen pohja
ALV-yhteenveto	Myynti-ALV, osto-ALV, netto kausittain	ALV-ilmoituksen perusta Verohallinnolle
Kuukausittainen yhteenveto	Tulot vs. menot kuukausittain	Kannattavuuden seuranta
Tositerekisteri	Tositenumero, päivämäärä, summa, viite	Jäljitettävyys — laki edellyttää tätä
Kojelauta	Kaaviot, tunnusluvut, kassavirta	Nopea yleiskuva ilman yksityiskohtien selaamista

Kirjanpitopohjan kojelauta Excelissä kaavioilla tuloista ja menoista — Esimerkki: Kojelauta valmiissa kirjanpitopohjassa

Näin rakennat kirjanpidon Excelissä — vaihe vaiheelta

Peruskirjanpitopohjan rakentaminen vie 4–8 tuntia. Kattava versio ALV-laskennalla, tositerekisterillä ja kojelaudalla vie 15–25 tuntia.

Luo välilehtirakenne. Tee erilliset välilehdet: KASSAPÄIVÄKIRJA, TULOSLASKELMA, ALV, KUUKAUSI, ASETUKSET ja KOJELAUTA. Älä sekoita kaikkea yhteen välilehteen — kaavat menevät ristiin ja kokonaisuus muuttuu epäselväksi.
Rakenna kassapäiväkirja. Tarvittavat sarakkeet: Tositenro | Päivämäärä | Kuvaus | Kategoria | Tulo | Meno | ALV-% | ALV-summa | Saldo. Saldokaava: =edellinen_saldo+tulo-meno. Käytä tietojen kelpoisuustarkistusta kategoriasarakkeessa yhtenäisyyden varmistamiseksi.
Tee tositerekisteri. Tositenumeron tulee olla yksilöllinen ja juokseva (T001, T002...). Kirjanpitolaki edellyttää, että jokainen tosite on jäljitettävissä lähteeseen — tositerekisteri tekee tämän helpoksi mahdollisessa tarkastuksessa.
Laske ALV kausittain. ALV-kausi on useimmille toiminimille kuukausittainen tai neljännesvuosittainen. Käytä SUMMA.JOS-kaavaa myynti-ALV:n ja osto-ALV:n yhteenvetoon kausittain. Netto-ALV = myynti-ALV − osto-ALV. Positiivinen luku maksetaan Verohallinnolle; negatiivinen saadaan takaisin.
Yhdistä kuukausiyhteenveto ja kojelauta. Käytä SUMMA.JOS-kaavaa kuukausittaisten kokonaissummien hakemiseen kassapäiväkirjasta. Luo viivakaavio tuloille vs. menoille ja ympyräkaavio menokategorioille. Kytke tunnusluvut (vuosiliikevaihto, tulos, ALV-velka) asetussivulle.

Yleinen virhe: Monet käyttävät yhtä välilehteä kaikkiin tapahtumiin ja suodattavat väreillä. Se toimii 20 tositteella, mutta hajoaa 200:lla. Kun tarvitset ALV-lukuja kausittain ja tositteiden jäljitettävyyttä, erilliset välilehdet kaavoilla ovat ainoa skaalautuva ratkaisu.

Rakenna itse

15–25 tuntia

Rakenne, kaavat, ALV-laskenta, tositerekisteri, kojelauta — ja virheenkorjaus

Valmiilla pohjalla

Alle 20 min

Täytä tapahtumat — ALV, tositenumerot ja yhteenvedot lasketaan automaattisesti

Yleisiä virheitä kirjanpidossa Excelissä — ja miten vältät ne

Virhe	Seuraus	Ratkaisu
Kaikki yhdellä välilehdellä	ALV-kausien tai kuukausilukujen erottaminen mahdotonta ilman manuaalista suodatusta	Erilliset välilehdet kassapäiväkirjalle, ALV:lle, kuukausiyhteenvedolle ja kojelaudalle
Manuaalinen värikoodaus kaavojen sijaan	Mikään ei päivity automaattisesti — virheet kasvavat tositteiden myötä	Käytä SUMMA.JOS-, PHAKU- ja ehdollista muotoilua kaikkiin laskelmiin
Väärä ALV-prosentti menoissa	Osto-ALV lasketaan väärin → maksat liikaa tai liian vähän	Tee kategoriataulukko ALV-prosentilla ja käytä PHAKU-funktiota automaattiseen prosenttivalintaan
Puuttuva tositenumerointi	Kirjanpitolaki edellyttää jäljitettävyyttä — ilman tositenumeroita kirjanpito ei ole pätevä tarkastuksessa	Juokseva numerointi (T001, T002...) automaattisella kasvulla
Ei varmuuskopiointia	Yksi kaatuminen tai vahinkopoistu = koko vuoden kirjanpito menetetty	Tallenna versiot kuukausittain tai käytä OneDrivea/Google Drivea versiohistorialla
ALV-sisäisten ja -ulkoisten summien sekoittaminen	ALV-laskenta menee täysin pieleen — vaikea havaita jälkikäteen	Päätä yksi standardi (ALV 0 % eli netto suositeltavaa) ja pidä siitä johdonmukaisesti kiinni

ALV Excelissä — näin lasket oikein

ALV (arvonlisävero) on muuttunut vuonna 2026. On tärkeää käyttää oikeaa prosenttia oikeaan tapahtumaan:

ALV-kanta	Koskee	Kaava Excelissä
25,5 % Yleinen	Useimmat tavarat ja palvelut	`=netto0,255` tai `=brutto/1,2550,255`
13,5 %	Elintarvikkeet, ravintolat, majoitus, kirjat, lääkkeet, liikunta	`=netto0,135` tai `=brutto/1,1350,135`
10 %	Sanomalehdet, aikakauslehdet	`=netto0,10` tai `=brutto/1,100,10`
0 %	Vienti, alusten myynti	Ei ALV:tä — kirjaa summa nettona

ALV-ilmoituksessa lasket yhteen myynti-ALV:n (asiakkailta laskuttamasi ALV) ja vähennät osto-ALV:n (toimittajille maksamasi ALV). Erotuksen maksat Verohallinnolle OmaVeron kautta.

Vinkki: Laita ALV-prosentit (0,255 / 0,135 / 0,10 / 0) asetussivulle nimettyihin soluihin. Käytä PHAKU-funktiota kategorian perusteella prosentin hakemiseen. Näin voit päivittää koko pohjan yhdestä paikasta, jos prosentit muuttuvat.

Kassapäiväkirja kirjanpitopohjassa Excelissä tositenumerolla, päivämäärällä ja saldolla — Esimerkki: Kassapäiväkirja valmiissa kirjanpitopohjassa

Kirjanpito Excelissä vs. kirjanpito-ohjelma — kumpi sopii sinulle?

Kriteeri	Excel + kirjanpitopohja	Procountor	Netvisor	Holvi
Kuukausihinta	Kertamaksu	Alkaen 29 €/kk	Alkaen 39 €/kk	Alkaen 12 €/kk
Sopii toiminimelle	✓ Erittäin hyvin	✓ Hyvin	✓ Hyvin	✓ Hyvin
ALV-ilmoitus	Manuaalinen OmaVerossa	Automaattinen	Automaattinen	Automaattinen
Laskutus	Erillinen työkalu	Sisäänrakennettu	Sisäänrakennettu	Sisäänrakennettu
Oppimiskäyrä	Matala (Excel tuttu)	Keskitaso	Keskitaso	Matala
Sopii pienelle toiminimelle	✓ Täydellinen	Ylimitoitettu	Ylimitoitettu	Ok
Offline-käyttö	✓ Täysi	✗ Ei	✗ Ei	✗ Ei

Pienelle toiminimelle, joka pysyy yhdenkertaisen kirjanpidon rajoissa, hyvin rakennettu Excel-pohja on kustannustehokkain vaihtoehto. Kirjanpito-ohjelma kannattaa, kun tarvitset automaattisen ALV-ilmoituksen, palkanlaskentaa tai pankkiyhteyttä.

Paras taloudenhallintapohja yksityishenkilöille

Suosituksemme

Kotitalouden budjetti Excel — Ammattimainen taloudenhallinta perheille

Kotitalouden budjetti Excel kojelaudalla, kuukausibudjetilla ja viitebudjettilla

Olemme testanneet useita taloudenhallinnan Excel-pohjia ja tämä pohja erottui selvästi joukosta. Pelkkien tulo- ja menosarakkeiden sijaan se sisältää kaiken, mitä tarvitset henkilökohtaisen talouden kokonaisvaltaiseen hallintaan:

9 välilehteä automaattisilla kaavoilla
Kuukausi- ja vuosibudjetti
Kojelauta 6 kaaviolla
Menoloki päivittäisille ostoille
Viitebudjetti (Kuluttajatutkimuskeskus 2025)
Velkahallinta lainoille
Säästötavoitteet edistymisseurannalla
Talouden terveysanalyysi 6 tunnusluvulla
Suomalaisten etuuksien esiasetukset
Kertamaksu — ei tilausmaksuja

Kaikki on kytketty kaavoilla — syötä tapahtuma ja budjetti, vuosiyhteenveto ja kojelauta päivittyvät välittömästi. Se, mihin käytimme yli 15 tuntia manuaalisesti, oli valmis alle 10 minuutissa tällä pohjalla.

Katso pohja ja sen sisältö →

Usein kysytyt kysymykset kirjanpidosta Excelissä

Voiko toiminimi pitää kirjanpitoa Excelissä?

Kyllä, se on täysin laillista. Kirjanpitolain (KPL 1336/1997) mukaan toiminimi voi käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos enintään yksi seuraavista rajoista ylittyy: taseen loppusumma 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa tai keskimäärin 3 työntekijää. Yhdenkertainen kirjanpito onnistuu hyvin Excelissä kassapäiväkirjan muodossa.

Mikä on yhdenkertaisen ja kahdenkertaisen kirjanpidon ero?

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa kirjataan vain tulot ja menot kassapäiväkirjaan — periaatteessa kuten pankkitilin tapahtumaluettelo. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille (debet ja kredit), mikä tuottaa automaattisesti taseen. Pienet toiminimet voivat käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa, joka on huomattavasti yksinkertaisempi ja sopii erinomaisesti Exceliin.

Miten ALV lasketaan Excelissä?

ALV 25,5 % lasketaan näin: ALV nettosummasta = =netto*0,255. Nettosumma bruttosummasta = =brutto/1,255. ALV bruttosummasta = =brutto/1,255*0,255. Laita ALV-prosentit asetussivulle ja käytä PHAKU-funktiota kategorian perusteella oikean prosentin hakemiseen.

Mitä kirjanpitopohjan tulee sisältää?

Hyvä kirjanpitopohja toiminimelle sisältää vähintään: kassapäiväkirjan (päivämäärä, kuvaus, tulo/meno, saldo), tuloslaskelman (automaattinen yhteenveto tuloista ja menoista), ALV-yhteenvedon ilmoituskausittain, kuukausittaisen yhteenvedon, tositerekisterin ja kojelaudan kaavioilla. Kaikki taulukot tulee kytkeä kaavoilla, jotta yksi kirjaus päivittää koko pohjan.

Milloin toiminimen pitää siirtyä kirjanpito-ohjelmaan?

Kun kahdesta tai useammasta seuraavista rajoista ylittyy: tase yli 100 000 euroa, liikevaihto yli 200 000 euroa tai yli 3 työntekijää. Tällöin kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen, ja kirjanpito-ohjelma on käytännössä ainoa järkevä vaihtoehto. Myös ALV-rekisteröity toiminimi, joka lähestyy rajoja, hyötyy ohjelmasta automaattisen ALV-ilmoituksen ansiosta.

Kattava taloudenhallintapohja Excelissä — valmis 10 minuutissa

Budjetti, menoloki, viitebudjetti, velat, säästötavoitteet ja kojelauta — kaikki yhdistetty 187+ suomalaisella kaavalla.

Katso kattava taloudenhallintapohja →

Lähteet ja viitteet

Kirjanpitolaki (KPL 1336/1997) — Finlex
ALV-verokannat 2026 (25,5 %, 13,5 %, 10 %) — Verohallinto
Arvonlisäverotus — opas yrityksille — Verohallinto
Kirjanpitovelvollisuus — Suomen Taloushallintoliitto